Как правильно составить ТЗ для фулфилмента?

С ростом количества онлайн-продаж становится сложнее своевременно упаковывать и отправлять посылки, разбираться с возвратами, искать место под новые партии товара. В какой-то момент логистика начинает съедать слишком много времени, а ошибки становятся нормой. Именно тогда на помощь приходит фулфилмент — передача логистических процессов на аутсорсинг. Чтобы эта схемаработала без сбоев, необходимо чёткое техническое задание. Хорошее ТЗ снижает количество ошибок, ускоряет интеграцию и помогает избежать штрафов на маркетплейсах.

Больше новостей и полезных статей о бизнесе на маркетплейсах читайте в Телеграм-канале Yunu.

Первый шаг — анализ ассортимента. Нужно понять, какие категории товаров вы отправляете и в чём заключаются их особенности.

Второй — описание текущих процессов. Тут нужно ответить на несколько вопросов:

• Как принимать товар?
• Как лучше упаковать?
• Какие материалы использовать?

Это поможет оператору адаптировать свои процессы под специфику вашей номенклатуры.

Третий — определение требований к клиентскому опыту. Подумайте о подарках и персонализированной упаковке. Эти детали влияют на лояльность и повторные покупки.
Четвёртый — учёт требованиймаркетплейсов. У каждой площадки свои правила: формат этикеток, тип упаковки, обязательная маркировка «Честный знак». ТЗ должно учитывать эти нюансы, иначе вам не удастся избежать отказов при приёмке товаров. Впрочем, если вы работаете с фулфилмент-оператором по схеме FBS, эти параметры прописывать необязательно, поскольку многие компании автоматически выполняют данные требования. При аутсорсинге доставки по FBO о соблюдении правил нужно заботиться самостоятельно.

Качественное техническое задание состоит из следующих блоков:

1. Общая информация о бизнесе. Название компании, контакты, каналы продаж (сайт, маркетплейсы), среднее количество заказов в день, сезонные пики.
2. Описание ассортимента. Перечень категорий (например, купальники, обувь, ковры), количество SKU, габариты и вес, условия хранения, оборачиваемость, наличие скоропортящихся или хрупких позиций.
3. Процедуры приёмки и контроля качества. Как проверять товар: на брак, разнопарку, чистоту, целостность швов, комплектность. Указать, нужно ли разворачивать ковры или проветривать обувь.
4. Требования к упаковке. Тип тары, размеры, маркировка, вложения и т. д.
5. Интеграция и обмен данными. Как фулфилмент-оператор должен передавать информацию о заказах селлеру, какие статусы синхронизировать, как обрабатывать возвраты. Например, он может направлять информацию продавцу через API, модуль CMS, Excel. В другом варианте данные отображаются в личном кабинете на платформе оператора, куда селлер получает доступ. Если в компании нет подобного сервиса, возможны другие способы обмена данными.
6. Правила работы. Допустимое время обработки заказа (например, если он оформлен до 17:00, то отправка в тот же день), максимальный процент ошибок, сроки реакции на обращения.

В ТЗ на упаковку нужно чётко прописать:

• тип тары для каждой категории (например, zip-пакет 30 x 20 см для платьев, коробка 60 x 40 x 40 см для ковров);
• необходимость вложения дополнительных материалов (вкладыша, подарка, рекламного буклета);
• требования к маркировке (штрихкод на пакете, бирке или самом товаре, наличие «Честного знака»);
• запрет на использование определённых материалов (например, пластиковой упаковки, если бренд позиционируется как эко);
• особые условия (например, проветривание перед упаковкой для обуви, проверка длины и отсутствия затяжек для штор).

На заметку: у Ozon и Wildberries свои требования к пакету сопроводительных документов. И несоответствие документации — распространённая ошибка селлеров при прямых поставках на склад маркетплейсов. Но вы не попадёте в подобную ситуацию, если делегируете эту задачу опытному фулфилмент-оператору. Например, Yunu берёт на себя всю ответственность за оформление документов и отгрузку заказов в целом.

Важно понимать, что фулфилментработает тогда, когда продавец и оператор говорят на одном языке. Техническое задание — основа этой коммуникации. Чем точнее описаны процессы, тем выше скорость обработки заявок и ниже вероятность ошибки.