Как оформить отказное письмо для продажи товаров на маркетплейсах

Для продажи товаров любым способом, в том числе через маркетплейс, требуется большое количество документов. Чаще всего речь идет о сертификатах и декларациях соответствия. Без таких документов нельзя продавать детские вещи, одежду и многие другие товары. Но далеко не для всех видов продукции нужно получать сертификаты. В некоторых случаях достаточно оформить отказное письмо. В этой статье мы разберемся, как его получить и зачем оно может понадобиться селлеру.

Больше новостей и полезных статей о бизнесе на маркетплейсах читайте в Телеграм-канале Yunu.

Отказное письмо — это документ, подтверждающий отсутствие необходимости сертифицировать и декларировать продукцию для продажи. Фактически продавец, оформивший его, заявляет, что он не обязан получать другие бумаги для подтверждения качества изделия. Он самостоятельно гарантирует безопасность товара. Наличие такого письма позволяет привлечь потребителей, заинтересованных в получении качественных продуктов.

Маркетплейсы по определению являются площадками с высокой конкуренцией. Здесь сконцентрированы тысячи продавцов, борющихся за внимание покупателей. В таких условиях наличие отказного письма на соответствующий товар становится одним из решающих факторов в удержании доверия клиентов. Можно выделить несколько основных причин, обуславливающих необходимость получения такого документа:

• Гарантия безопасности. Оформив отказное письмо, продавец сможет заверить покупателя в том, что товар не представляет угрозы для его здоровья и не приведет к получению ущерба.
• Соблюдение внутренних требований. Многие площадки, в частности Ozon и Wildberries, требуют от селлеров предоставить документы, подтверждающие качество товара. Для одних видов продукции такими бумагами могут стать сертификаты и декларации соответствия, для других — отказные письма.
• Снижение количества конфликтов. Некоторые клиенты могут выражать недовольство из-за отсутствия каких-либо документов, подтверждающих безопасность и качество товара. Оформив отказное письмо, продавец защищает себя от участия в подобных спорах.
• Соблюдение требований законодательства. Чаще всего отказное письмо является информационным документом, но в некоторых случаях оно может понадобиться в обязательном порядке.

В общем случае оформление данного документа преследует одну главную цель — убедить покупателя, заказчика или маркетплейс в том, что товар не нуждается в сертификации.

Как правило, на все типы товаров, представляющих потенциальную угрозу для потребителей, необходимо оформлять сертификаты или декларации соответствия техническим регламентам. Но для менее ответственных категорий продукции это не требуется. Именно на них можно и нужно оформлять отказные письма.

Данный документ понадобится при продаже:

• Канцелярии. Ручки, бумага, скоросшиватели, тетради и другие письменные принадлежности не представляют особой угрозы для покупателя, поэтому для них не нужны сертификаты и декларации.
• Спортивного инвентаря. Футбольные мячи, лыжи, гантели, скакалки и другие аналогичные товары чаще всего сопровождаются отказными письмами.
• Сувенирной продукции. Магниты на холодильник, интерьерные украшения, открытки, подарочные упаковки и прочие декоративные предметы можно продавать при наличии отказного письма, если в законодательных актах не сказано иное.
• Хозтоваров. Некоторые виды бытовой химии, моющие средства и прочие товары для уборки зачастую не требуют обязательной сертификации и декларирования.
• Товаров для животных. Аквариумы, миски, домики, лежанки и другие виды продукции для домашних питомцев можно продавать при наличии отказного письма.
• Товаров для красоты. Кисти, спонжи, бижутерия, накладные ресницы и ногти не нуждаются в сертификатах и декларациях.

Стоит помнить, что перечень товаров, на которые можно оформлять отказные письма, периодически меняется. Поэтому необходимо регулярно проверять актуальную информацию и консультироваться со специалистами.

Тем, кто собирается выходить на маркетплейсы или уже является действующим селлером, полезно изучить правила оформления отказных писем. Чтобы получить такой документ, необходимо предоставить следующую информацию:

• Реквизиты продавца. Наименование компании (либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, самозанятого), идентификационный код, ОГРН, контактные данные и адрес регистрации юридического или физического лица.
• Названия продукции и соответствующих ей товарных групп. Требуется подробная информация о каждом изделии, на которое будет оформлено отказное письмо.
• Техническое описание товаров. Сведения о материале, из которого изготовлена продукция, ее характеристиках, назначении и т. д.
• Коды ОКП или ТН ВЭД. Чтобы классифицировать продукцию и подобрать соответствующую ей товарную группу.
• Инвойс или договор с поставщиком. Если селлер занимается перепродажей товаров, необходимо предоставить бумаги, подтверждающие их законное происхождение.

После того как необходимая информация и документы собраны, можно переходить непосредственно к оформлению отказного письма:

1. Выбрать сертификационный орган. На первом этапе следует найти организацию, которая специализируется на оформлении отказных писем. Для того чтобы выбрать подходящую, можно воспользоваться реестром аккредитованных лиц или попросить совета у партнеров. Наиболее известными сертификационными органами являются «Гортест», «Роспромтест» и «Рос-тест».
2. Заполнить заявку и карточку заказчика. Отправьте запрос выбранной организации и приложите собранный ранее пакет документов.
3. Оплатить услуги оформления. Перечислите средства на счет, который вышлет сертификационный орган после начала сотрудничества.
4. Дождаться оформления. Обычно получение документа занимает не более недели.

Пользуясь этой простой инструкцией, можно оформить отказное письмо практически на любые виды товаров, не подлежащих обязательной сертификации и декларированию.

В зависимости от того, к какой организации обратился продавец, длительность оформления отказного письма и стоимость услуги могут несколько различаться. Но существуют средние значения сроков и цены, на которые стоит ориентироваться при выборе сертификационного органа. Так, в 2024 году рыночная стоимость оформления отказного письма составляет 3–5 тысяч рублей за один документ. Сроки, как правило, варьируются от 2–3 дней до недели.

Оформлять отказные письма для продажи товаров могут как физические, так и юридические лица.

Физические лица, оформленные как самозанятые, согласно действующему законодательству, не имеют права заниматься перепродажей других товаров. Но они могут производить собственную продукцию. Именно на такие товары самозанятые имеют право оформить отказное письмо.

В отличие от самозанятых, индивидуальные предприниматели могут продавать как товары собственного производства, так и продукцию, купленную у оптовых поставщиков. Если реализуемые изделия не нуждаются в оформлении сертификатов и деклараций соответствия, на них можно получать отказные письма.

Общества с ограниченной ответственностью и юридические лица иных организационно-правовых форм имеют право оформлять отказные письма на любые виды товаров, если их не нужно сертифицировать и декларировать в обязательном порядке. Организации должны самостоятельно обеспечить безопасность и качество реализуемой продукции.

По умолчанию отказное письмо, оформленное в соответствии с действующими нормами, не имеет срока действия. Оно сохраняет свою юридическую силу до момента, пока не случится событие, влияющее на действительность данного документа.

Существуют два фактора, которые влияют на необходимость обновления отказного письма:

• Изменения со стороны селлера. Если продавец решил сменить название компании или организационно-правовую форму, отказное письмо придется обновить.
• Изменения в законодательстве. Если нормативно-правовые акты, на основании которых было оформлено отказное письмо, устарели, документ рекомендуется обновить во избежание проблем при возможных проверках.

Чтобы переоформить отказное письмо, следует обратиться в тот же сертификационный орган, с которым продавец сотрудничал ранее. Для прохождения процедуры могут понадобиться сведения о событиях, из-за которых документ утратил силу.

Большинство крупных маркетплейсов строго следят за соблюдением требований к документации, сопровождающей выставленные на продажу товары. Площадки обычно указывают перечень продукции, для которой нужно оформить отказные письма. Если продавец отказывается соблюдать установленные правила, назначается штраф или устанавливается дополнительная комиссия с реализации товаров. В исключительных случаях площадки блокируют таких селлеров.

Помимо санкций со стороны маркетплейсов, продавцу, не оформившему отказное письмо, могут грозить другие негативные последствия:

• Потеря доверия клиентов. Если продукция не имеет никаких документов, подтверждающих качество и безопасность, покупатели автоматически будут относиться к ней с недоверием. Особенно это касается потребителей, привыкших следить за соответствием товаров действующим техническим регламентам.
• Отрицательные отзывы. Если продавец систематически уклоняется от оформления документов на товар, он может столкнуться с негативной реакцией пользователей площадки. В дальнейшем это отрицательно повлияет на рост продаж и успех бизнеса.
• Юридические проблемы. Если выяснится, что кто-то из покупателей пострадал при использовании товара, на который не оформлено отказное письмо, предприниматель может столкнуться с судебными исками и проверками со стороны контролирующих органов.

Хотя отказное письмо и не является обязательным документом, его рекомендуется оформлять на все товары, не подлежащие обязательной сертификации и декларированию. При его отсутствии селлеру будет затруднительно заниматься продажами на маркетплейсах. У продавцов, которые предоставляют полный набор документов на продукцию и строго соблюдают требования площадок, гораздо больше шансов добиться успеха и увеличить прибыль.